AI en privacy
Wat gebeurt er met de gegevens van je medewerkers?
Het Talentportaal werkt met de talentuitslag van je mensen, en Coach Jan is een digitale coach die op AI draait. Hier staat kort wie wat ziet, wat er naar de AI gaat, waar de gegevens staan en hoe lang. Handig om door te sturen naar je privacyfunctionaris of OR.
In het kort
Zes dingen die je moet weten.
Gesprekken met Coach Jan en eigen documenten ziet niemand in jullie organisatie. Ook de leidinggevende niet.
Leidinggevenden zien alleen de talentuitslag van hun eigen mensen, met uitleg per talent.
Een medewerker ziet zelf wie zijn talentprofiel kan bekijken, en kan die toegang intrekken.
De AI achter Coach Jan wordt niet getraind met de gesprekken van jullie medewerkers.
Het portaal en de database staan in Europa. De vragen aan Coach Jan verwerkt Anthropic in de Verenigde Staten.
Wie twee jaar niet inlogt, krijgt eerst een mail. Daarna worden de gesprekken en documenten verwijderd.
Wie ziet wat
Het profiel is te zien. De gesprekken niet.
De medewerker zelf
Alles van zichzelf, in zijn eigen Dashboard.
- Talentprofiel
- Gesprekken met Coach Jan
- Eigen documenten
Leidinggevende
Alleen van de eigen mensen: een directeur ziet iedereen, HR iedereen behalve de directeur, een manager zijn afdeling en wat daaronder valt, een teamleider zijn team.
- Talentprofiel
- Gesprekken met Coach Jan
- Eigen documenten
Collega’s
Een medewerker ziet alleen zijn eigen uitslag.
- Talentprofiel
- Gesprekken met Coach Jan
- Eigen documenten
TalentDiggers
Beheerders van TalentDiggers kunnen bij de gegevens, voor ondersteuning en om de kwaliteit van Coach Jan te bewaken.
- Talentprofiel
- Gesprekken met Coach Jan
- Eigen documenten
Een medewerker ziet in zijn eigen Dashboard wie zijn talentprofiel kan bekijken, en kan die toegang intrekken. Een leidinggevende ziet de uitslag zoals die bij het product van de medewerker hoort: de Top5, of ook de Risico en Lage Energie talenten.
Coach Jan
Een coach die meedenkt, niet beslist.
Wat Coach Jan doet
- Denkt mee op basis van de talentuitslag, in het eigen Dashboard van de medewerker, ook op de telefoon.
- Helpt een medewerker een gesprek met zijn leidinggevende voor te bereiden.
- Helpt een leidinggevende een gesprek met een teamlid voor te bereiden.
- Praat over talenten, niet over tekortkomingen. Lage Energie talenten zijn werk dat energie kost, geen zwakte.
Wat Coach Jan niet doet
- Neemt geen beslissingen. Wat er met een advies gebeurt, bepalen mensen.
- Vertelt een leidinggevende niets uit de gesprekken of documenten van een medewerker.
- Geeft bij een gesprek over een team geen oordeel over personen, geen rangorde, geen advies over wie er weg moet en geen voorspelling van succes.
Wat er naar de AI gaat
Wat Coach Jan meekrijgt.
Coach Jan draait op Claude, een taalmodel van Anthropic. Om mee te kunnen denken, krijgt het model bij elke vraag:
- de naam en de talentuitslag van de medewerker;
- het gesprek tot nu toe;
- tekst uit documenten die de medewerker zelf heeft toegevoegd, als die er zijn.
Vraagt een leidinggevende iets over een teamlid, dan krijgt het model de naam en de talentuitslag van dat teamlid en de aantekeningen die de leidinggevende zelf over hem maakte. De gesprekken en documenten van het teamlid gaan niet mee.
Waar de gegevens staan
Europa, en voor de AI de VS.
- Het portaal
- Vercel, in Frankfurt.
- De database en de documenten
- Supabase, in Ierland.
- Coach Jan
- Anthropic, in de Verenigde Staten. Vragen en antwoorden worden daar binnen 30 dagen verwijderd.
Anthropic verwerkt de vragen als verwerker, onder een verwerkersovereenkomst met de standaardcontractbepalingen van de EU. Het gebruikt de vragen en antwoorden niet om zijn modellen te trainen.
Vragen
Wat je privacyfunctionaris misschien vraagt.
Wordt de AI getraind met de gegevens van onze medewerkers?
Nee. Anthropic gebruikt de vragen en antwoorden van zakelijke klanten niet om zijn modellen te trainen.
Kan TalentDiggers meelezen?
Ja. Beheerders van TalentDiggers kunnen bij de gegevens in het portaal, ook bij de gesprekken met Coach Jan. Dat doen ze voor ondersteuning en om de kwaliteit van de antwoorden te bewaken. Niemand in jullie organisatie kan meelezen.
Wat gebeurt er met wat een leidinggevende Coach Jan over een teamlid vraagt?
Dat gesprek wordt bewaard bij het teamlid over wie het gaat. Andere leidinggevenden zien het niet. Downloadt het teamlid zijn gegevens, dan zit het gesprek erbij.
Wat wordt er vastgelegd?
Bekijkt een leidinggevende het profiel van een teamlid, of praat hij met Coach Jan over hem, dan legt het portaal vast wie, over wie en wanneer. De medewerker vindt dat terug in de download van zijn gegevens.
Kan een medewerker zijn gegevens opvragen of laten verwijderen?
Ja. Onder Account in zijn eigen Dashboard downloadt hij al zijn gegevens, of verwijdert hij zijn account. Dan gaan ook zijn uitslag, gesprekken en documenten weg.
Hoe lang bewaren jullie de gegevens?
Zolang iemand het portaal gebruikt. Wie 24 maanden niet inlogt, krijgt een mail. Een maand later worden zijn gesprekken en documenten verwijderd. Het account en de uitslag blijven staan tot hij zijn account zelf verwijdert. Bij Anthropic worden vragen en antwoorden binnen 30 dagen verwijderd. Alleen bij een vermoeden van misbruik of als de wet het vraagt, bewaart Anthropic ze langer.
Liever even doorpraten?
Heeft jullie privacyfunctionaris of OR vragen die hier niet staan? Neem contact op, dan lopen we het samen door. Of kijk eerst zelf rond in het Talentportaal, met fictieve medewerkers.