Medewerker zegt steeds minder in overleg: wat doe je?

Je kent het misschien. Iemand die altijd meedacht, vragen stelde en af en toe een scherpe opmerking maakte, zit nu stil aan tafel. Ze knikt en kijkt naar haar scherm. Vraag je iets, dan krijg je een kort antwoord.

Dat zie ik vaak bij organisaties waar ik kom.

Wat betekent het als iemand steeds minder zegt in overleg?

Dat hangt ervan af.

• Iemand kan privé in een moeilijke situatie zitten.

• Iemand kan het oneens zijn met de koers en daarom zwijgen.

• Of iemand heeft een meningsverschil met een collega, maar praat er niet over.

Wat je ziet is gedrag maar de reden zie je niet.

Moet ik me zorgen maken?

Als het een patroon wordt, is het belangrijk om alert te zijn.

Let op als je dit ziet:

➡️ Het duurt al weken en zij trekt zich steeds meer terug.

➡️ Het gebeurt ook buiten het overleg, bij de koffie in de pauze.

➡️ Het gedrag verandert: minder initiatief, sneller geïrriteerd, later aanwezig, eerder weg.

➡️ Iemand die altijd open was, vraagt nergens meer naar.

Dit zijn vaak vroege signalen. Een ziekmelding of een opzegging komt zelden uit de lucht vallen.

Ik schreef eerder over waarom je beste medewerker ineens vertrekt. Daar zie je hetzelfde: het begon veel eerder dan de dag dat het gesprek kwam.

Wat kun je als leidinggevende doen?

Begin niet in het overleg zelf. Zeg daar niet: je bent zo stil vandaag. Dat zet iemand voor het blok.

Plan een rustig gesprek onder vier ogen. Begin met wat je ziet, zonder oordeel:

“Ik merk dat je de laatste weken minder inbrengt in het overleg. Is er iets waar ik je mee kan helpen, of zijn er dingen die je dwarszitten?”

Daarna luister je en vul je niets in. Laat gerust een stilte vallen want dat zijn de momenten waarop je de ander de kans geeft om te praten.

Verwacht niet dat alles in één gesprek op tafel komt. Soms is het eerste gesprek alleen maar luisteren en doorvragen, zonder een oplossing aan te dragen. Plan daarna een tweede gesprek.

Wat hebben talenten ermee te maken?

Meer dan je denkt. Ik zie dat mensen heel verschillend in een overleg zitten.

De één denkt hardop en krijgt energie van discussie. De ander wil eerst nadenken en komt na afloop met het beste idee. Beide zijn betrokken. Ze werken alleen anders.

Bij TalentDiggers kijken we naar talenten: wat iemand van nature doet en waar ze energie van krijgt. Dat zijn de Top5 talenten: hoe iemand denkt en handelt. Daar zit kracht en daar zie je iemand tot bloei komen.

Ik zie in teams vaak dat één type wordt beloond. Wie snel reageert, krijgt aandacht. Wie rustig doordenkt, schuift steeds verder naar achteren en wordt onvoldoende gehoord.

Er speelt nog iets. Iemand kan jarenlang goed werk leveren en toch leeglopen. Dat gebeurt als het werk te lang een beroep doet op Risico talenten, of op taken uit de Lage Energie talenten die je beter anders organiseert.

Dat betekent niet dat iemand iets niet kan. Het betekent dat bepaald werk te veel energie kost.

Bij TalentDiggers zeggen we:

Maximaliseer de Top5 talenten. Balanceer de Risico talenten en minimaliseer de Lage Energie talenten. Dat is de volgorde waarin ik naar een medewerker kijk.

En naar een team: in Waarom lopen teams vast terwijl er vaak veel talent in het team aanwezig is? lees je hoe dat uitpakt als niemand ziet wat er in het team zit.

Is het de persoon of is het de plek?

Een goede vraag om jezelf te stellen. Ik stel hem altijd voordat ik een oordeel vel.

Past het werk dat deze medewerker nu doet bij zijn talenten?

Of heeft zij te veel taken waar ze best goed in is, maar die haar toch te veel energie kosten? Wie betrouwbaar is, krijgt vaak steeds meer taken. Tot het niet meer gaat.

Denk nog even aan die medewerker die steeds stiller werd. Haar gedrag is veranderd, maar de talenten zijn er nog. Door de omstandigheden komen ze alleen niet meer uit de verf.

En dan naar het gesprek.

De Talententest heeft 92 vragen en duurt ongeveer 15 minuten. De test meet 30 talenten, verdeeld over 6 thema’s. In de Luxe versie zie je het volledige Talentprofiel van je medewerkers, met hun Top5, Risico en Lage Energie talenten.

Het geeft jou en je medewerker inzicht voor wat er goed gaat en waar spanning of stress ontstaat.

In het Talentportaal kun je daarnaast Coach Jan 24/7 (AI) om advies vragen, over één medewerker of over je hele team. Bijvoorbeeld hoe je dat tweede gesprek aanpakt, of welke taken je beter anders verdeelt. Wat jij met Coach Jan bespreekt, ziet je medewerker niet. En andersom ook niet.

Hoe richt je overleg zo in dat meer mensen meepraten?

Je kunt de vorm van het overleg aanpassen. Een paar ideeën:

• Stuur de agenda vooraf rond. Dan kan iemand die graag nadenkt zich voorbereiden.

• Geef bij een belangrijk punt eerst een minuut stilte. Laat iedereen opschrijven wat hij ervan vindt.

• Vraag mensen bij naam om hun mening, op een uitnodigende manier.

• Geef na afloop ruimte om nog te reageren, bijvoorbeeld per mail of in een kort gesprek.

• Wissel de rol van voorzitter af. Dat verandert vaak meer dan je verwacht.

• Vraag Coach Jan in het Talentportaal hoe je iedereen in je team bij het overleg betrekt.

Dit kost weinig tijd. En je team merkt dat je ziet hoe verschillend mensen werken.

Wat is een goede eerste stap?

Begin klein. Plan deze week één gesprek met die ene medewerker. Luister. Kijk daarna naar het werk en de functie en de plek.

Wil je als leidinggevende of HR meer zicht op je team? Met het Talentportaal zie je de talenten van je team. Het teambord laat zien wie elkaar aanvult. Dan kun je werk anders verdelen voordat iemand stilvalt.

Plan een demo en zie zelf wat het voor jouw team kan betekenen.